El presupuesto como herramienta de gestión estratégica
Cualquier actividad que desarrollamos las personas, no sólo de tipo empresarial sino de cualquier índole, necesita de una planificación previa, una hoja de ruta trazada y diseñada con antelación. En la actividad empresarial esa hoja de ruta es el presupuesto, la herramienta que el área de finanzas pone al servicio de la empresa para facilitar el proceso de gestión estratégica.
El presupuesto es una herramienta útil para la implementación de la estrategia, para distribuir y asignar recursos financieros, humanos o materiales entre los diferentes proyectos o departamentos. El presupuesto permite a la empresa dotarse de un sistema de alerta temprana mediante el control del gasto, la elevación de prioridades y la identificación de fuentes de riesgo entre los diferentes proyectos.
El presupuesto frecuentemente es visto en el seno de la organización como algo impuesto, incomprensible y que tiene como objetivo restringir los volúmenes de gasto e inversión. Sin embargo, el presupuesto no debe ser una herramienta restrictiva que reste tiempo de otras actividades o genere mayor volumen de reporte. La elaboración del presupuesto, además de dotar a la organización de capacidades y planes de contingencia para afrontar cualquier adversidad, debe permitir la planificación eficaz de la ejecución estratégica y el desarrollo organizado del negocio.
En toda organización empresarial, el presupuesto anual debe ser considerado como la referencia para la gestión financiera, el esqueleto interno de la empresa que la dota de consistencia y predictibilidad. Marca los límites en la ejecución y por tanto es el marco organizativo que tiene la empresa para asignar correctamente los recursos disponibles, desarrollando las políticas de eficiencia y productividad necesarias. El presupuesto permite fijar objetivos de gestión financiera al conjunto de la empresa, permitiendo medir los resultados de cada función de forma independiente y objetiva, analizando las posibles desviaciones y orientando los esfuerzos de la empresa a la consecución de los objetivos estratégicos de mediano y largo plazo.
Finalmente el presupuesto permite a la empresa coordinar todos los esfuerzos en la búsqueda del objetivo común, analizando las capacidades excedentarias o deficitarias, para mejorar la coordinación de las áreas comerciales y de soporte.
¿Cómo se integran el presupuesto anual y el plan estratégico?
Una compañía desarrolla su plan estratégico a través de lo que se suele denominar mapa estratégico. El mapa estratégico permite la fijación de los objetivos estratégicos de un negocio y tiene habitualmente cuatro dimensiones: financiera, de clientes, de procesos y de recursos.
La perspectiva financiera es la que está más entroncada con el presupuesto anual, ya que permite a la empresa fijar los objetivos de gestión financiera compatibles con los objetivos de crecimiento y productividad que marca el plan estratégico.
La perspectiva de cliente pretende identificar el nicho de clientes potenciales que la empresa debe abordar en la ejecución de su hoja de ruta estratégica. Dichos clientes son los elegidos por la empresa para generar los ingresos que permitirán cumplir los objetivos del presupuesto. La perspectiva de cliente también debe fijarse en la percepción que los clientes tienen de la empresa, ya que esta es clave para lograr recurrencia y fidelidad en los clientes.
La perspectiva de procesos se centra en la ejecución de todas las actividades o tareas necesarias para dar forma a la propuesta de valor de la empresa. El desarrollo de marca, los procesos productivos o el servicio logístico son elementos claves de esa propuesta de valor que pretende fidelizar y retener al cliente, diferenciarse de los competidores y por tanto es esencial para lograr la consecución de los objetivos de gestión financiera marcados en el presupuesto.
La perspectiva de recursos se centra en las personas que forman la organización y en las infraestructuras que la empresa necesita para desarrollar su proyecto empresarial. Las personas necesitan conocimientos, habilidades y competencias que deben ser abordadas en esta perspectiva. Es evidente que sin las personas adecuadas y sin las infraestructuras necesarias no es posible conseguir los objetivos de gestión financiera del presupuesto.
Después del análisis individualizado y detallado de cada perspectiva del mapa estratégico es evidente afirmar que presupuesto y plan estratégico deben ir de la mano y estar plenamente integrados. El presupuesto es una herramienta al servicio del proceso de gestión estratégica, que fija objetivos de gestión financiera pero que no necesita sólo recursos financieros. El presupuesto tiene que dimensionar todos los recursos, de cualquier índole, para trazar una ejecución creíble y realista del plan estratégico de la empresa.
¿Qué técnicas de presupuestación existen?
El presupuesto tiene dos componentes claramente diferenciados: la continuidad de operaciones y el presupuesto incremental.
Las empresas no comienzan su vida cada uno de enero sino que la continúan, por ello es fundamental estimar los resultados financieros que en años venideros van a proporcionar las operaciones ejecutadas en años anteriores. Atendiendo al proceso de gestión estratégica, el presupuesto de continuidad no es tan relevante como la parte incremental, ya que son operaciones sobre las que la empresa no puede ejecutar ninguna modificación o adecuación, pero es un ejercicio fundamental para lograr una correcta presupuestación.
Por otro lado, el presupuesto incremental es el componente más relevante del presupuesto para el plan estratégico. Se trata de presupuestar los efectos que tienen en el año en curso elementos como los cambios en la política de inversiones o en la estrategia de clientes.
Las cuatro principales técnicas de presupuestación son las siguientes:
- Presupuesto base cero. El presupuesto base cero tiene como fundamento que toda iniciativa debe estar sometida al análisis coste/beneficio. Con lo anterior busca dotar de mayor racionalidad y garantías al proceso de asignación de recursos, por tanto suele ser considerada la técnica más compleja y sofisticada. Cualquier actividad, iniciativa, gasto o inversión puede ser suprimida si su relación coste/beneficio no es la óptima independientemente de su trayectoria o relevancia pasada.
- Presupuesto en base a las actividades. Su objetivo es aumentar la eficiencia de la compañía, por ello busca el origen de los costes de cada proyecto o iniciativa consiguiendo una dotación de recursos más eficiente. El proceso asigna costes a actividades y mediante los inductores de coste, se derraman alas diferentes actividades, proyectos o clientes.
- Presupuesto histórico. Permite detectar riesgos y oportunidades en la ejecución presupuestaria en base al estudio de la información histórica, generando planes de actuación ante cualquier adversidad e incluyendo los mismos en la elaboración del presupuesto.
- Gestión sin presupuesto. Supone la abolición del presupuesto como herramienta de gestión financiera. Dado que es imposible gestionar una empresa sin un marco financiero adecuado, lo que promueve esta técnica es la existencia de un número mayor de “pequeños presupuestos” más cercanos a la ejecución que permiten una gestión financiera más ágil. Más que negar la necesidad de un presupuesto, buscan adaptar la herramienta y acercarla a la ejecución del plan estratégico.
El presupuesto es una herramienta fundamental de la gestión empresarial. Cuantifica los objetivos de ingresos y permite desarrollar políticas de gasto e inversión creíbles y compatibles con el crecimiento y rentabilidad que el plan estratégico fija para el negocio.